Newsletter Gestion ASBL Décembre 2023

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Pour lire la newsletter Gestion ASBL du mois de décembre 2023 au format PDF : Newsletter Gestion ASBL 6

RAPPELS

Clôture des comptes

Qui dit fin d’année dit, également, fin d’exercice social pour la plupart des ASBL! Pour les meilleurs élèves d’entre vous, vous avez encodé au fur et à mesure de l’année, toutes les recettes et dépenses de l’association. Il est maintenant l’heure de préparer les comptes annuels, que vous devrez présenter à l’Assemblée générale ordinaire, lors du premier semestre de 2024. Ces comptes annuels doivent, pour les micros ASBL qui font une comptabilité simplifiée, au moins contenir ces éléments :

• L’état des recettes et des dépenses
• L’annexe, qui elle-même contient les règles d’évaluation, leur adaptation, les informations complémentaires, et l’état du patrimoine. Pour ce dernier élément, vous devez au préalable avoir établi l’inventaire de l’association.

La LUSS peut vous fournir un document Excel qui vous permettra d’optimiser et faciliter la préparation de ces comptes annuels. N’hésitez pas à le demander ou à prendre rendez-vous lors d’une permanence sociojuridique pour une rapide formation permettant une prise en main.

Mise à jour des statuts de l’ASBL : l’échéance se rapproche

Le sujet a été évoqué lors d’une précédente newsletter mais il devient vraiment urgent, si cela n’a pas encore été fait, de procéder à l’adaptation des statuts de votre ASBL au Code des sociétés et des associations.

Pour rappel, ce Code des sociétés et des associations prévoit que les ASBL devront mettre leurs statuts en conformité avec les dispositions du Code au plus tard le 1er janvier 2024.

Que se passe-t-il si l’ASBL ne se met pas en conformité ?

Le fait pour une ASBL de disposer de statuts incomplets, imprécis ou non conformes aux dispositions de la loi peut engendrer une série de conséquences négatives pour elle :

• L’impossibilité de développer des activités économiques ;
• La non-opposabilité des statuts à des tiers: l’association ne pourra pas se prévaloir des dispositions statutaires et de la protection de la personnalité juridique de l’ASBL ;
• La responsabilité civile des administrateurs pourrait être engagée ;
• La nullité de l’association par exemple si certaines mentions ne figurent pas dans les statuts comme la description précise du but désintéressé. C’est le tribunal de l’entreprise qui prononce la nullité et donc la liquidation de l’ASBL ;
• La dissolution judiciaire peut être prononcée dans certaines situations (par exemple lorsque l’association n’a pas déposé ses comptes annuels ou lorsqu’elle compte moins de deux membres).

Est-ce trop tard ?

Non, il est encore possible de procéder aux modifications qui s’imposent. La team sociojuridique de la LUSS propose aux associations de patients et de proches un modèle et un accompagnement dans le travail de rédaction (lors des permanences sociojuridiques)

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INFOS

Calendrier des obligations

Après la clôture de l’exercice	Établir les comptes annuels (état des recettes et des dépenses et annexe).
Durant les 6 mois qui suivent la fin de l’exercice	L’Organe d’Administration convoque l’Assemblée Générale pour lui présenter les comptes de l’exercice clôturé, le budget de l’exercice suivant, donner décharge aux administrateurs et faire le point sur la composition de l’AG et du CA (admissions/démissions).
Après l’AG	Mise à jour du registre des membres
Dans le mois qui suit l’AG ordinaire	Dépôt des comptes au Greffe du Tribunal de l’Entreprise Dépôt des documents utiles à la publication au Moniteur belge si nécessaire (modifications dans le CA, dans les statuts,  du siège social,…)
Après la publication au Moniteur belge ou au moins 1x/an	Mise à jour du registre UBO
Pour le 1er mars	Envoyer les attestations fiscales aux donateurs et déclarer les dons sur Belcotax-on-web
Pour le 31 mars	Pour les assujettis à la TVA, déposer le listing annuel des clients Renvoyer le formulaire de la taxe sur le patrimoine

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Qu’entend-t-on par « gestion journalière et par « représentation » d’une ASBL »?

Les notions de gestion journalière et de représentation de l’ASBL font souvent l’objet de confusion alors que ces notions ne recouvrent pas les mêmes réalités.

La gestion journalière

L’article 9.10 du Code des sociétés et des associations définit la gestion journalière comme comprenant « aussi bien les actes et les décisions qui n’excèdent pas les besoins de la vie quotidienne de l’association que les actes et les décisions qui, soit en raison de l’intérêt mineur qu’ils représentent, soit en raison de leur caractère urgent, ne justifient pas l’intervention de l’organe d’administration ;

L’organe d’administration peut charger une ou plusieurs personnes, qui agissent chacune individuellement, conjointement ou collégialement, de la gestion journalière de l’association ainsi que de la représentation de l’association, en ce qui concerne cette gestion. L’organe d’administration qui a désigné l’organe de gestion journalière est chargé de la surveillance de celui-ci. » (….)

Concrètement, et pour que la gestion de l’ASBL reste praticable (sans devoir réunir à tout moment le conseil d’administration), les statuts peuvent prévoir un organe de gestion journalière constitué par la ou les personnes chargé(es) de la gestion journalière avec les pleins pouvoirs concernant cette gestion journalière et la représentation liée à cette gestion journalière.

Tout dépend du type d’opérations que l’ASBL aura à réaliser.

Le conseil d’administration peut décider de ne pas déléguer la gestion journalière mais dans la pratique il faudra alors désigner par écrit un mandataire par exemple pour aller chercher un recommandé par exemple. A défaut de délégation, le conseil d’administration agit collégialement.

Que se passe-t-il si un délégué à la gestion journalière pose un acte qui ne relève pas de la gestion journalière ?

Michel Davagle précise (cf article 9.7) que « l’acte posé en violation des statuts par le délégué à la gestion engage l’ASBL sauf si l’association prouve que le tiers en avait connaissance ou qu’il ne pouvait ignorer, compte tenu des circonstances, sans que la seule publication des statuts suffise à constituer cette preuve. Par ailleurs, le fait de violer une disposition statutaire engage la responsabilité contractuelle du délégué à la gestion journalière ». L’ASBL pourrait donc mettre en cause cette responsabilité et par exemple demander le remboursement d’une dépense sortant du cadre défini.

En ce qui concerne la représentation de l’ASBL, le Code des sociétés et des associations précise ceci

« Art. 9:7.(…).

§ 2. L’organe d’administration représente l’association, en ce compris la représentation en justice. Sans préjudice de l’article 9:5, alinéa 1er, les statuts peuvent prévoir que l’association est représentée par un ou plusieurs administrateurs, agissant seuls ou conjointement. Une telle clause de représentation est opposable aux tiers aux conditions fixées à l’article 2:18.

Les statuts peuvent apporter des restrictions à ce pouvoir de représentation. Une telle limitation n’est pas opposable aux tiers, même si elle est publiée. Il en va de même pour une répartition des tâches entre les administrateurs ayant le pouvoir de représentation. »

L’organe de représentation

Pour ce qui concerne l’organe de représentation, celui-ci peut être composé d’une ou plusieurs personnes. Les statuts peuvent confier le pouvoir de représentation au Président et au secrétaire par exemple.

Le fait que le Conseil d’administration exerce collégialement le pouvoir de représentation générale peut être source de complication (difficulté de réunir l’ensemble des administrateurs par exemple).

A défaut de désignation donc, c’est le Conseil d’administration qui assure le pouvoir de représentation de manière collégiale, un administrateur seul ne peut rien décider sans engager sa responsabilité.

Effectivement au sein d’un conseil d’administration, l’habitude est de se répartir les tâches pour garantir le bon fonctionnement de l’association. Il faut pouvoir garantir une certaine liberté de mouvement pour que ce ne soit pas trop paralysant (le trésorier doit par exemple pouvoir payer certaines factures seul). Il est cependant prudent de fixer dans le règlement d’ordre intérieur par exemple les limites d’action de chacun : qui fait quoi ? dans quelles limites ? Le fait de ne pas respecter ces règles engagera la responsabilité de l’administrateur.

Les statuts de l’ASBL peuvent donc prévoir un organe de représentation (Président-trésorier-secrétaire par exemple) en précisant si ces délégués agissent séparément, conjointement ou collégialement.

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ACTUALITÉS

Publication d’une circulaire du ministre de la Justice concernant la publicité des actes et documents des sociétés, des associations et des fondations

Cette circulaire s’adresse au personnel du greffe des tribunaux de l’entreprise afin d’apporter des éclaircissements relatifs aux processus de publicité des actes et documents émanant des sociétés, associations et fondations.

On y trouve ainsi des directives concernant la forme de l’acte constitutif et des actes modificatifs, les pièces à déposer et à publier, les modalités de dépôt, la publication aux Annexes du Moniteur Belge etc…

Cette circulaire a l’avantage de clarifier les pratiques en matière de publication et de dépôt qui étaient souvent variables d’un greffe à l’autre. Il précise notamment ce qui concernant l’attestation d’identité du déposant (document dont beaucoup d’ASBL ignoraient l’existence).

On peut trouver cette circulaire sur la page du Moniteur Belge du 23 octobre 2023.

Un résumé de cette circulaire sera proposé dans une prochaine newsletter.

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La note de politique générale « travail » 2024 concernant le volontariat des demandeurs d’emploi

Le Ministre annonce que « La loi du 3 juillet 2005 relative aux droits des volontaires et la réglementation du chômage seront modifiées afin de permettre aux demandeurs d’emploi d’accomplir plus facilement des activités volontaires. Dans ce cadre et en concertation au sein de la plateforme interfédérale, la déclaration de volontaire préalable à laquelle sont soumis les demandeurs d’emploi sera supprimée.

Toutefois, afin de protéger le volontaire chômeur des abus dont il pourrait être victime, l’ONEM pourra interdire l’exercice de l’activité avec maintien des allocations s’il constate que celle-ci ne répond pas aux caractéristiques du volontariat.

L’ONEM pourra également récupérer les allocations de chômage indument perçues directement auprès de l’organisation fautive, comme c’est le cas aujourd’hui en ce qui concerne l’ONSS pour les cotisations de sécurité sociale. Une collaboration entre les services d’inspection du SPF Finances, de l’ONSS, de l’ONEM et du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale sera mise en place afin de prévenir d’éventuels abus. »

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L’exclusion bancaire et les associations

Un article sur monasbl.be : Les ASBL éjectées des banques ? MonASBL.be a mené l’enquête ! | Bienvenue sur Monasbl.be, le site des responsables d’ASBL

Une proposition de loi déposée par le Parti Socialiste modifiant le Code de droit économique et la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces, en vue de lutter contre l’exclusion bancaire

Cette proposition de loi prévoit trois mesures, notamment l’obligation pour les banques de justifier sérieusement et par écrit auprès du SPF Economie, leur décision de refuser d’ouvrir un compte bancaire ou d’en fermer un. Le document peut être consulté en suivant ce lien 

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Louise Lannoy et Thierry Monin
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