Newsletter Gestion ASBL Décembre 2024

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Pour lire la newsletter Gestion ASBL du mois de décembre 2024 au format PDF : Newsletter Gestion ASBL 10

 

RAPPELS

Clôture des comptes dans le cadre d’une comptabilité simplifiée

L’année civile se terminant, l’organe d’administration (généralement via son trésorier) doit veiller à la clôture des comptes de l’exercice. Pour rappel, les comptes et le budget de l’exercice suivant devront être présentés au plus tard pour le 30 juin de l’exercice suivant.

Il s’agit donc d’encoder les dernières opérations. Il est toutefois possible que les dernières opérations ne puissent être encodées qu’en janvier, lorsque les extraits de compte seront disponibles.

Au cours du mois de décembre, il s’agit notamment de vérifier si les pièces justificatives des dépenses ont été rentrées et archivées (notamment par rapport aux subsides éventuellement perçus par l’ASBL), de vérifier la régularité de l’encodage (par ordre chronologique, en n’oubliant pas les éventuelles opérations de caisse), de préparer l’inventaire pour pouvoir élaborer l’état du patrimoine à joindre aux comptes.

Si une cotisation est demandée aux membres, le trésorier vérifiera si tous les membres sont en ordre de cotisation et enverra éventuellement les rappels.

Il faudra ensuite planifier un conseil d’administration pour les approuver en vue de les soumettre aux membres de l’assemblée générale et par la suite, les déposer au greffe du tribunal de l’entreprise.

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Préparation des attestations fiscales

L’année fiscale touche à sa fin ! Si vous cherchez un moyen d’occuper vos longues soirées d’hiver, voici l’activité pour vous : préparer vos attestations fiscales. Cela ne concerne que les associations agréées par le SPF Finances pour la déductibilité fiscale des dons. Si c’est votre cas et que vous avez reçu au cours de l’année 2024 des dons supérieurs à 40€, vous devrez avant le mois de mars envoyer à vos donateurs une attestation fiscale. Pour les compléter, vous aurez besoin du nom, de l’adresse et du numéro de registre national du donateur. Attention, ce dernier élément est une nouveauté depuis cette année, cela prendra donc peut-être plus de temps pour vous pour récolter ces informations, donc prenez-vous y à l’avance ! Vous trouverez un modèle d’attestation fiscale ici : Modèle attestation

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Précision concernant le formulaire relatif au Registre central des interdictions

Depuis plusieurs mois, une formalité supplémentaire est à accomplir lors de la publication de la nomination ou renouvellement des administrateurs, délégués à la gestion journalière ou à la représentation, liquidateur, commissaire. En effet, une déclaration, signée par l’organe compétent de l’ASBL (cf les statuts), doit être jointe aux formulaires I et II. Cette attestation doit mentionner que les candidats administrateurs ou autres ne font pas l’objet d’une condamnation à une interdiction de gérer.

Cette attestation ne concerne pas uniquement les nouveaux administrateurs, mais tous les administrateurs lorsque par exemple l’organe d’administration est renouvelé dans son ensemble ou en cas de création d’une ASBL.

A défaut d’attestation, le dossier est refusé par le greffe et renvoyé au siège social.

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INFOS

Président, secrétaire, trésorier

Désigner un président, un secrétaire et/ou un trésorier au sein de l’Organe d’administration n’est pas obligatoire, cependant, de nombreuses associations le font, par tradition ou par facilité dans la distribution des tâches. C’est l’Organe d’administration qui définit ces rôles en son sein. La répartition de qui fait quoi peut alors être consignée dans le règlement d’ordre intérieur (ROI), ce qui facilite la gestion de l’ASBL puisque chacun est bien au courant de ce qui est attendu de lui. En général, c’est par exemple le président qui va convoquer les réunions de l’organe d’administration et de l’assemblée générale, et les présider.

Le secrétaire, quant à lui, s’occupera souvent de rédiger les procès-verbaux et de s’occuper de certaines démarches administratives comme la publication au Moniteur belge.

Et enfin, le trésorier encodera les transactions, et préparera les comptes et le budget. Tout cela peut être adapté en fonction de besoins de l’ASBL et des compétences/affinités de ses administrateurs.

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But et objet social, quelle différence ?

Depuis le Code des Sociétés et Associations, les statuts des ASBL doivent décrire le but et l’objet social de l’association. C’était déjà le cas avant, mais on pouvait tout mélanger. À présent, les 2 éléments doivent être bien identifiés. Quelle est donc la différence entre le but et l’objet social ? Le but, c’est ce que les membres espèrent accomplir en créant/s’investissant dans l’association, leur objectif. Tandis que l’objet, ce sont les actions mises en place pour atteindre ce but. Pour l’un comme pour l’autre, il faut être assez précis pour que le lecteur sache ce que l’association fait, sans pour autant enfermer l’association dans une vision à court terme en étant trop précis et ne prévoyant pas l’évolution future de l’association. À vous de jouer pour trouver le bon équilibre !

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Comment trouver les statuts de mon ASBL ou d’une autre association ?

Toute modification entre autres des statuts, du siège social ou dans la composition du Conseil d’administration doit faire l’objet d’une publication aux annexes du Moniteur Belge. Comment savoir si une modification a bien été publiée ou comment retrouver une publication plus ancienne ?

C’est sur le site du SPF Justice – Moniteur Belge que vous pourrez retrouver ce type d’information non seulement concernant votre ASBL, mais aussi concernant d’autres associations. Ces informations sont publiques et ne nécessitent pas de s’identifier.

Une adresse : celle-ci

Deux recherches sont possibles :

• Pour toute publication postérieure au 30 juin 2003, on peut effectuer une recherche à partir du lien suivant.

Plusieurs critères peuvent être indiqués (nom de l’association, code postal…). Le plus simple est d’introduire le numéro d’entreprise. Une recherche par le nom peut amener soit à aucun résultat soit à de nombreux résultats. Il peut arriver en effet que le nom habituellement utilisé diffère de la dénomination officielle telle que reprise dans les statuts.

• Pour les publications entre 1981 et le 30 juin 2003 ; il existe autre moteur de recherche : ici. La procédure de recherche est identique.
• Pour les publications plus anciennes (avant 1981), il convient de s’adresser au Moniteur Belge directement.

Par ailleurs, vous trouverez sur la même page diverses informations sur les formalités et les tarifs de publication.

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Archives : combien de temps garder les documents ?

Une ASBL accumule au long des années divers documents que ce soit au niveau fiscal, comptable, social ou liés à des subventions. La place commence à manquer et on peut être tenté de faire un tri dans les archives.

Attention ! La loi prévoit des délais obligatoires de conservation en matière fiscale, comptable, sociale et qui ne sont pas identiques :

• En matière comptable, les documents doivent être conservés pendant 7 ans.
• En matière fiscale, les documents doivent être conservé pendant 10 ans (ce délai est passé depuis le 1er janvier 2023 de 7 à 10 ans)
• En matière sociale, la très grande majorité des documents doivent être conservés 5 ans.

Que faire ?

• Pour les associations qui disposent de subventions publiques, il convient de se renseigner auprès du pouvoir subsidiant.
• Pour les archives papier, il faut s’assurer que ces documents soient stockés en lieu sûr, à l’abri de l’humidité notamment.
• Pour les archives numériques, il convient d’être attentif à la qualité des supports numériques (ordinateurs, CD, DVD voire clé USB) qui peuvent se dégrader au fil du temps. Attention aussi aux programmes informatiques qui, à défaut de mises à jour, pourraient ne plus être utilisables pour la consultation des données.

Si les documents sont stockés sur un cloud, il est utile de s’assurer de la sécurité d’accès.

Pour tous les autres documents se rapportant à la vie de l’association, le conseil d’administration pourra fixer des règles. Il est possible, sous certaines conditions, de transférer des documents particulièrement précieux aux archives de l’Etat : Plus d’infos

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AGENDA

Permanences Gestion ASBL

Nous n’organisons plus de permanences avec des dates fixes depuis septembre 2024. Nous nous déplaçons dans l’antenne de la LUSS la plus proche de vous sur rendez-vous à un moment qui pourra vous convenir au mieux. Il est également possible d’avoir un rendez-vous en visioconférence.

Si vous avez des questions sur l’administration d’une ASBL (statuts, obligations légales et fiscales, gestion de l’ASBL, fonctionnement des organes, comptabilité, gestion des volontaires…), n’hésitez donc pas à nous contacter à l’adresse gestionasbl@luss.be.