Newsletter Gestion ASBL Septembre 2022

Voici le premier numéro de la newsletter « sociojuridique » de la LUSS. Si le contenu vous plaît, et que vous souhaitez continuer à la recevoir, il vous suffit de répondre à ce mail, ou d’écrire directement à gestionasbl@luss.be.

Pour lire la newsletter au format PDF, cliquez ici : Newsletter gestion asbl 1

RAPPELS

Rappel : les démarches après l’assemblée générale

Votre ASBL vient de tenir son assemblée générale annuelle (obligatoire pour approuver les comptes et le budget). Une fois cette assemblée générale terminée, un suivi doit être assuré pour répondre aux obligations légales.

Les démarches à effectuer sont reprises de manière synthétique.

• Rédiger le PV de l’assemblée générale : dans certains cas ce PV est rédigé et approuvé lors de la séance mais c’est loin d’être le cas de toutes les associations. Il faudra le joindre pour approbation lors de la prochaine convocation de l’assemblée générale.
• Faire publier aux Annexes du Moniteur Belge les modifications éventuelles approuvées par l’AG : nomination et démission d’administrateurs, modification des statuts ou du siège social….Il faut pour cela utiliser les formulaires I et éventuellement II à renvoyer au greffe du Tribunal de l’entreprise moyennant paiement des droits.
• Pour télécharger les formulaires et obtenir les informations sur la procédure de publication : rendez-vous ici
• Mettre à jour le registre UBO si des changements sont intervenus au niveau de la composition du conseil d’administration ou des délégués à la gestion journalière ou à la représentation.
• Mise à jour du registre des membres en cas d’admission ou de démissions de membres de l’assemblée générale. Ce registre peut être tenu de manière électronique et ne doit pas être déposé au greffe du tribunal de l’entreprise.
• Déposer les comptes dans le dossier de l’ASBL tenu au greffe du Tribunal de l’entreprise: envoi par courrier en joignant une copie et une enveloppe timbrée afin que le greffe renvoie un exemplaire avec un accusé de réception (ou éventuellement pour les ASBL plus importantes auprès de la Banque Nationale de Belgique).
• Introduire via BIZTAX la déclaration à l’impôt des personnes morales (ou éventuellement à l’impôt des sociétés) : il faut y joindre les comptes financiers de l’exercice précédent approuvés par l’Assemblée générale et déposés au greffe du tribunal de l’entreprise. Plus d’ informations sur le site du SPF Finances (dont un mode d’emploi) :

Sans oublier la gestion quotidienne de l’ASBL, notamment

• La tenue de la comptabilité : paiement des factures, encodage des recettes et dépenses
• La convocation et la rédaction des PV des CA,
• Les rapports annuels en cas de subside
• Le renouvellement des assurances (notamment pour les volontaires)
  etc…

Nous y reviendrons lors d’une prochaine newsletter.

La team sociojuridique se tient à votre disposition pour toute demande de précision. Courriel : gestionasbl@luss.be

INFOS

La responsabilité des administrateurs d’une ASBL : doit-on s’assurer ?

Gérer une ASBL n’est pas toujours simple tant la législation est dense et souvent complexe.

Le risque d’erreur, de faute, d’omission dans la gestion n’est pas nul pour les administrateurs. Dans cette hypothèse, leur responsabilité pourrait être mise en cause.

Cet article est un bref rappel de la notion de responsabilité pour un administrateur et de ce qui peut être mis en place par l’ASBL pour assurer une certaine protection aux membres du Conseil d’administration.
Cette question est particulièrement complexe et cet article ne prétend pas en faire le tour de la question.

Qu’entend-t-on par responsabilité des administrateurs ?

La responsabilité civile des administrateurs peut être mis en cause dans plusieurs situations notamment  :
en cas de faute entraînant un dommage pour l’ASBL (faute contractuelle envers l’ASBL) : il s’agit d’une faute en rapport à la bonne exécution du mandat d’administrateur par exemple : Le fait de ne pas assister aux réunions du conseil d’administration ou d’être régulièrement absent, le fait de ne pas contrôler de manière suffisante le délégué à la gestion journalière, Le fait de ne pas remplir certaines obligations légales : déclaration à l’impôt des personnes morales, publication aux annexes du Moniteur Belge.
vis-à-vis de tiers que ce soit dans le cadre ou non d’un contrat mais nous n’entrerons pas ici dans les détails
La responsabilité pénale des administrateurs peut aussi être engagée par exemple en cas d’utilisation frauduleuse d’une subvention, d’une utilisation illicite des fonds de l’ASBL ou de la tenue de la comptabilité en violation des règles légales en matière comptable

Les administrateurs sont responsables des fautes qu’ils commettent personnellement mais le Code des sociétés et des associations précise que « Ces personnes ne sont toutefois responsables que des décisions, actes ou comportements qui excèdent manifestement la marge dans laquelle des administrateurs normalement prudents et diligents placés dans les mêmes circonstances peuvent raisonnablement avoir une opinion divergente. »

Ce même Code prévoit la responsabilité solidaire des administrateurs sauf dans le cas où un administrateur se serait désolidarisé de la décision litigieuse et où son désaccord aurait été acté dans un PV de CA.

Comment se prémunir contre ce risque ? Existe-t-il une possibilité d’assurance ?

Il est possible pour une ASBL de souscrire une assurance responsabilité civile des administrateurs afin de protéger leur patrimoine personnel au cas où leur responsabilité serait engagée.

Cette assurance n’est pas obligatoire. Il convient d’être particulièrement attentif aux conditions d’application et aux clauses d’exclusion (ce qui n’est pas couvert par l’assurance) prévues dans le contrat d’assurance. Comparer les offres est très utile pour souscrire l’assurance la mieux adaptée aux réalités de l’association (avoirs financiers, patrimoine, taille du personnel…..).

Instaurer un fonctionnement transparent, démocratique, rigoureux au sein des organes de l’ASBL

La meilleure assurance reste toutefois de mettre en place des procédures internes au Conseil d’administration quant au mode de gestion, à son contrôle, aux pouvoirs délégués à chaque administrateur et à leurs limites.
Ces procédures sont généralement définies dans le règlement d’ordre intérieur de l’ASBL.
Il est important également d’avoir des statuts actualisés et clairs qui puissent apporter des réponses en cas de conflit.

La formation permanente des administrateurs est un investissement et une garantie pour mettre en place une gestion de qualité et rigoureuse.

Sources

1. 500 réponses aux ASBL – Michel Davagle et Denis Dufour – Edipro – 2019
2. Le Code des sociétés et des associations – 23/03/2019 – Moniteur Belge 04/04/2019

 

L’Impôt des Personnes Morales (IPM), qu’est-ce que c’est ?

Chaque année, vers le mois de septembre/octobre, les ASBL doivent rentrer une déclaration d’impôts en ligne, via Biztax. La plupart des ASBL sera plutôt concernée par l’Impôt des Personnes Morales que par l’Impôt des Sociétés.

A l’impôt des personnes morales, une ASBL n’est en principe pas imposée sur les bénéfices réalisés (par exemple, les recettes d’une soirée spaghettis que vous organisez occasionnellement pour financer les objectifs de votre ASBL). Vous ne devez donc pas reprendre ces bénéfices dans la déclaration.

Cependant, certains autres revenus doivent être déclarés (voir site du SPF Finances pour plus d’infos).

Vous devez rentrer une déclaration :

• même si votre ASBL n’a pas de revenus imposables,
• tant que la clôture de la liquidation n’est pas terminée
• dès l’exercice fiscal de la création de l’ASBL, c’est-à-dire dès l’acquisition de la personnalité juridique (une ASBL créée en novembre 2021, dont les statuts sont publiés aux annexes du Moniteur Belge en novembre 2021 doit introduire une déclaration pour l’exercice 2021).

Attention ! L’administration n’hésite pas à distribuer des amendes exponentielles en cas d’oubli, donc tenez bien à l’œil cette obligation ! En cas de difficulté, il convient de prendre contact avec l’administration (par exemple pour demander un délai supplémentaire).

A cette déclaration, vous devez joindre notamment :

• les comptes annuels ou le bilan simplifié si vous n’êtes pas obligé de les déposer à la BNB, idéalement les comptes tels que déposés au greffe (avec le cachet d’accusé de réception).
• et le procès-verbal de l’assemblée générale.

 

Mon Asbl est-elle soumise à l’impôt des personnes morales (IPM), ou à l’impôt des sociétés (ISOC) ?

Chaque année, toutes les ASBL doivent rentrer une déclaration d’impôts. Selon différents critères, il s’agira de l’impôt des personnes morales (IPM) ou de l’impôt des sociétés (ISOC). Dans la majorité des cas, les ASBL sont soumises au premier, l’IPM, mais il peut arriver que certaines soient concernées par l’ISOC, en fonction de leurs activités. Le schéma ci-dessous, tiré d’infos provenant du site du SPF Finances, vous aidera à y voir plus clair.

 

Envoi d’un rappel par le SPF Finances concernant le mise à jour du registre UBO

Une association a informé la LUSS qu’elle venait de recevoir un courrier du SPF Finances constatant l’absence de mise à jour en 2022 du registre UBO pour cette association. Le courrier invitait à se mettre en règle sous peine d’une amende administrative d’un montant de 500€ applicable aux administrateurs et organes de gestion (délégué à la gestion journalière). L’association a pu régulariser sans frais.

Vigilance recommandée.

Infos : https://finances.belgium.be/fr/E-services/ubo-register

En cas de difficulté, vous pouvez contacter la team sociojuridique sociojuridique@luss.be

Registre UBO – à vérifier

Chaque ASBL doit enregistrer dans le registre UBO « Les personnes physiques ou, lorsque ces personnes n’ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes dans l’intérêt principal de laquelle l’ASBL a été constituée ou opère ».
Concrètement, c’est la ou les catégories générales de bénéficiaires telles que décrites dans les statuts de l’ASBL qui doivent être enregistrées. Par exemple : les personnes concernées par telle maladie.

 

Prochaine newsletter : en décembre 2022. Pour rappel, pour recevoir la prochaine newsletter, vous devez en faire la demande auprès de gestionasbl@luss.be.
Contact Team sociojuridique
Louise Lannoy et Thierry Monin
gestionasbl@luss.be